HỒ SƠ CÔNG VIỆC LÀ GÌ

  -  
*

Giới thiệu sở
THÔNG TIN CHUNG
Thi đua - Khen thưởng.

Bạn đang xem: Hồ sơ công việc là gì


VĂN BẢN MỚI
*
*

Trang chủVăn thư - lưu trữ và công tác thanh niên
Share
twitter
*
Bản in
*
Gởi nội dung bài viết
Hướng dẫn Lập hồ nước sơ và nộp lưu lại hồ sơ, tư liệu vào tàng trữ cơ quan liêu của Sở Nội vụ
Căn cứ Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 mon 11 năm 2011; Thông bốn số 07/2012/TT-BNV ngày 22 mon 11 năm 2012 của bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ cùng nộp lưu giữ hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Để công tác lập hồ nước sơ các bước tại các cơ quan, tổ chức ở tỉnh với UBND các huyện, tp sớm bước vào nề nếp nhằm cải thiện hiệu quả công tác, tạo đk cho vấn đề lưu trữ, tra cứu thông tin, tài liệu được thuận lợi, dễ dàng dàng, nhanh chóng, mỗi bước phát huy giá trị của tài liệu tàng trữ trong cơ quan, tổ chức. Sở Nội vụ phát hành hướng dẫn rõ ràng lập hồ sơ và nộp giữ hồ sơ, tài liệu vào tàng trữ cơ quan liêu như sau:

I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG

1. Phân tích và lý giải từ ngữ

Trong chỉ dẫn này, các từ ngữ tiếp sau đây được gọi như sau:

- “Hồ sơ” là 1 tập tư liệu có tương quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng rõ ràng hoặc có điểm lưu ý chung, hình thành trong quy trình theo dõi, giải quyết các bước thuộc phạm vi chức năng, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

- “Hồ sơ công việc” là một trong những tập văn bản, tài liệu có tương quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng rõ ràng được hình thành trong quy trình theo dõi, giải quyết các bước thuộc phạm vi chức năng, trọng trách của cơ quan kể từ lúc sự việc ban đầu đến lúc kết thúc.

- “Hồ sơ nguyên tắc” là tập hợp các văn phiên bản quy phạm pháp luật, văn phiên bản hướng dẫn về đông đảo mặt công tác làm việc nghiệp vụ nhất định sử dụng làm căn cứ pháp lý, tra cứu vãn khi giải quyết quá trình của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

- “Lập hồ nước sơ” là việc tập hợp và bố trí văn bản, tài liệu sinh ra trong quy trình theo dõi, giải quyết công việc thành làm hồ sơ theo những phương pháp và phương thức nhất định.

- “Đơn vị bảo quản” là đơn vị chức năng thống kê trong nhiệm vụ lưu trữ, đồng thời dùng để làm quản lý, tra tìm tài liệu. Độ dày của mỗi đối chọi vị bảo quản không vượt 3cm. Ví như một hồ nước sơ tất cả ít văn bản, tài liệu thì lập một đơn vị bảo quản. Nếu như một hồ nước sơ có tương đối nhiều văn bản, tư liệu thì được tạo thành nhiều tập cùng mỗi tập trong làm hồ sơ đó là một trong những đơn vị bảo quản.

- “Danh mục hồ nước sơ” là bảng kê khối hệ thống các làm hồ sơ dự kiến xuất hiện trong thừa trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo cam kết hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ nước sơ.

- “Văn thư cơ quan” là tổ chức triển khai hoặc phần tử thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức theo mức sử dụng của pháp luật.

- “Văn thư đối chọi vị” là cá thể trong đơn vị của cơ quan, tổ chức, được fan đứng đầu đơn vị giao thực hiện một trong những nhiệm vụ của công tác làm việc văn thư như: tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển nhượng bàn giao văn bản, quản lý hồ sơ, tư liệu của đối kháng vị trước khi giao nộp vào tàng trữ cơ quan.

- “Lưu trữ cơ quan” là thực hiện vận động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

Xem thêm: Nhận Biết Cây Xáo Tam Phân Và Những Công Dụng Trong Việc Điều Trị Bệnh

- “Lưu trữ định kỳ sử” là cơ quan thực hiện vận động lưu trữ đối với tài liệu lưu giữ trữ có giá trị bảo vệ vĩnh viễn được chào đón từ lưu trữ cơ quan cùng từ các nguồn khác.

2. Hồ nước sơ, tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi nộp giữ vào tàng trữ cơ quan lại bao gồm:hồ sơ, tài liệu cai quản hành chính, kỹ thuật công nghệ, tài liệu trình độ trên nền giấy, các tài liệu phim, ảnh, băng đĩa, dữ liệu điện tử được ra đời trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, đơn vị chức năng và địa phương đã dứt ở quy trình tiến độ văn thư, được lập hồ sơ cùng tập trung bảo vệ tại lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.

II. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

1. Lập hạng mục hồ sơ

a) công dụng của danh mục hồ sơ

- làm chủ các buổi giao lưu của cơ quan, tổ chức triển khai và cá thể thông qua hệ thống hồ sơ.

- giúp cho cơ quan, tổ chức chủ rượu cồn trong việc tổ chức lập hồ sơ và thống trị hồ sơ, tư liệu trong quy trình tiến độ văn thư được ngặt nghèo và khoa học.

- Là địa thế căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại những đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức và nhiệm vụ của mỗi cá thể trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập làm hồ sơ và chuẩn bị nộp giữ hồ sơ, tư liệu vào lưu trữ cơ quan.

- Là địa thế căn cứ để chọn lựa tài liệu có mức giá trị để lưu trữ và giao hàng sử dụng.

b) địa thế căn cứ lập hạng mục hồ sơ

những căn cứ đa phần để lập danh mục hồ sơ bao gồm:

các văn bạn dạng quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức triển khai và các cơ quan, đơn vị chức năng trong cơ quan, tổ chức; những văn bạn dạng về phân công nhiệm vụ của cán cỗ lãnh đạo cùng cán bộ, chuyên viên và nhân viên cấp dưới cơ quan tiền nói chung; Quy chế thao tác làm việc của cơ quan, tổ chức; quy chế công tác văn thư, tàng trữ của cơ quan, tổ chức; Kế hoạch, trách nhiệm công tác thường niên của cơ quan, tổ chức, của các đơn vị với của mỗi cá nhân; hạng mục hồ sơ của những năm trước; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và mục lục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nếu có).

c) câu chữ lập hạng mục hồ sơ

- xây dựng khung đề mục của hạng mục hồ sơ

+ khung đề mục của danh mục hồ sơ được thiết kế theo cơ cấu tổ chức tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức. Căn cứ tình hình thực tiễn của từng cơ quan, tổ chức triển khai để chọn khung đề mục danh mục hồ sơ mang lại phù hợp, bảo vệ việc lập hồ sơ được đầy đủ, đúng mực và thuận tiện. đầy đủ cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ của những đơn vị được phân định ví dụ thì vận dụng khung đề mục hạng mục hồ sơ theo tổ chức cơ cấu tổ chức. đều cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức tổ chức phức tạp, bất ổn định, không ví dụ thì thi công khung đề mục hạng mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động.

+ nếu theo cơ cấu tổ chức tổ chức thì mang tên các đơn vị vào cơ quan, tổ chức; theo lĩnh vực hoạt động thì đem tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu ớt của cơ quan, tổ chức triển khai làm đề mục lớn (các phần) của hạng mục hồ sơ.

+ vào từng đề mục lớn bao gồm các đề mục bé dại là các vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ của đơn vị - đối với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức; hoặc là các vấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động - đối với khung đề mục theo nghành nghề dịch vụ hoạt động.

Xem thêm: Tải Game Bigone Cho Máy Tính Pc Windows, Tải Bigone Về Điện Thoại, Máy Tính Miễn Phí

+ trong mỗi đề mục nhỏ, những hồ sơ được sắp xếp từ bình thường đến riêng, từ bỏ tổng hòa hợp đến cầm thể, gồm kết phù hợp với vị trí cùng tầm đặc biệt của hồ sơ.

Ví dụ: khung đề mục của danh mục hồ sơ được desgin theo cơ cấu tổ chức của phòng ban Sở Nội vụ bao gồm các đề mục khủng sau: